En muchas organizaciones, las estructuras y los títulos oficiales rara vez revelan toda la historia sobre quién hace qué y cómo se toman las decisiones en realidad. Hay piezas escondidas en el tablero que, aunque invisibles en los organigramas, influyen poderosamente en el día a día. Detectar estos roles ocultos y prevenir la duplicidad de funciones es una tarea que requiere compromiso con la claridad, el diálogo abierto y una mirada honesta al interior de la organización.
El origen de los roles ocultos en el trabajo
En nuestra experiencia, los roles ocultos nacen del juego entre lo formal y lo informal en las organizaciones. Un puesto puede tener una descripción precisa, pero en la práctica, aparecen funciones adicionales, dinámicas relacionales y tareas asumidas por costumbre o por reacción ante necesidades no cubiertas. Muchas personas adoptan estos roles sin siquiera notarlo, a menudo por lealtad, deseo de contribuir o sobrevivir en ambientes poco claros.
Cuando la estructura no lo aborda, el sistema lo compensa.
Esto puede suceder, por ejemplo, cuando alguien se convierte informalmente en el “resuelve conflictos” del equipo, o cuando otra persona asume la función de “puente” entre departamentos, aunque esos roles no existen oficialmente.
Señales para detectar roles ocultos
Detectar roles ocultos requiere observación fina y sensibilidad para reconocer lo que no está explícito. Hemos encontrado algunas señales recurrentes a lo largo de nuestro trabajo:
- Repetición de tareas fuera del rol formal: Miembros del equipo asumen funciones que no están en su descripción de puesto sin que haya sido acordado.
- Dependencia excesiva: Hay personas a las que todos acuden constantemente para resolver temas ajenos a su rol o área.
- Canales informales de autoridad: Aparece una figura de liderazgo extraoficial que toma decisiones o media en conflictos sin un mandato claro.
- Tensiones y malentendidos: Se generan fricciones por traslapes o porque no está claro quién debe encargarse de ciertos asuntos.
- Desgaste y desmotivación: Personas sienten que su carga no es reconocida o que su trabajo es invisible, provocando agotamiento.
Observar el flujo de trabajo informal puede ser tan revelador como revisar los manuales y procesos oficiales.
Dinámicas que perpetúan los roles ocultos
Muchos roles ocultos surgen como respuesta a carencias, pero se perpetúan por varias dinámicas psicológicas y de sistema. Algunas que hemos identificado son:
- Miedo a los vacíos: Si nadie llena un espacio, alguien lo hará, aunque lo haga en silencio.
- Lealtades invisibles: Hay compromisos no expresados entre personas o hacia la organización que llevan a asumir más de lo que corresponde.
- Búsqueda de reconocimiento: Se generan conductas para ser vistos o valorados por el esfuerzo, aún si no corresponde al rol original.
- Falta de comunicación: La ausencia de diálogo transparente impide aclarar funciones y límites.
Impacto de la duplicidad y los roles ocultos
No es solo una cuestión de organización interna. La duplicidad de roles y la existencia de funciones ocultas pueden llevar a conflictos, pérdida de tiempo y recursos, así como a resentimiento y burnout. Cuando dos o más personas asumen tareas idénticas sin coordinación, se producen esfuerzos redundantes y mensajes contradictorios.
Esto repercute en los resultados, la motivación y la capacidad de adaptarse a cambios. Una estructura transparente y roles claros permiten mayor fluidez, menos conflictos y mejor clima laboral.
Cómo identificar duplicidades en los roles
Desde nuestro punto de vista, detectar duplicidades requiere:
- Revisar descripciones de puesto: Contrastar lo que el documento oficial dice con lo que realmente sucede.
- Indagar en rutinas informales: Preguntar directamente a las personas qué tareas realizan más allá de lo estipulado.
- Observar reuniones y flujos de comunicación: Analizar quién toma el control, quién resuelve y quién ejecuta.
- Solicitar retroalimentación anónima: Facilitar canales donde los equipos puedan describir dónde sienten duplicidad o superposición de funciones.
Este mapeo es revelador. Muchas veces, los equipos se sorprenden de la cantidad de tareas que se repiten innecesariamente o de cómo roles informales capturan parte del poder o la responsabilidad.
Herramientas prácticas para prevenir roles ocultos y duplicidades
Si hemos aprendido algo esencial, es que la prevención es más efectiva que la corrección tardía. Algunas prácticas que consideramos útiles:
- Definición visible y periódica de roles: Actualizar y compartir las descripciones para que todos sepan qué tareas y decisiones corresponden a cada quien.
- Diálogo abierto sobre límites: Fomentar conversaciones francas sobre funciones, para identificar rápidamente zonas grises.
- Espacios de feedback: Incorporar momentos de retroalimentación donde se puedan señalar duplicidades sin temor a represalias.
- Rotación temporal de funciones: En ocasiones, alternar tareas ayuda a evidenciar los roles ocultos y a valorar las cargas de trabajo de cada persona.
- Supervisores atentos al tono emocional del equipo: Revisar no solo los resultados, sino cómo se sienten las personas respecto a su participación y visibilidad.
El liderazgo y los roles ocultos
Sabemos que la transparencia no solo viene de procesos definidos, sino del ejemplo y la actitud de liderazgo. Un liderazgo atento al sistema cuida que nadie quede invisibilizado ni sobrecargado sin aprecio. Quienes dirigen pueden fortalecer la cultura de roles claros al preguntar, escuchar e intervenir cuando surgen superposiciones o tareas no reconocidas.
La confianza se construye cuando saber y hacer coinciden.
Hacer visible lo invisible en cuanto a roles requiere madurez. Aceptar que hay áreas grises es el primer paso. Intervenir con tacto y sin juicios, el siguiente.
Conclusión
Detectar y prevenir roles ocultos y duplicidades es mucho más que una cuestión técnica. Es una práctica de honestidad organizacional y cuidado mutuo. Cuando logramos que las funciones estén claras y visibles, creamos equipos más sanos, sistemas más justos y ambientes en los que cada aporte cuenta. Hemos visto que, al disolver la confusión y al nombrar lo que estaba escondido, las relaciones mejoran y el trabajo fluye mejor. Una organización funciona mejor cuando se reconoce también lo que sucede en los márgenes, no solo en la superficie.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los roles ocultos en organizaciones?
Los roles ocultos son funciones y responsabilidades que las personas asumen sin que estén definidas oficialmente en la estructura o los documentos de la organización. Generalmente, surgen por necesidades no cubiertas, dinámicas informales o acuerdos invisibles entre los miembros de un equipo.
¿Cómo identificar duplicidades de roles?
Para identificar duplicidades, sugerimos comparar las descripciones formales de cada puesto con las tareas reales. Además, es útil observar quién ejecuta tareas semejantes en distintos equipos, escuchar el feedback del personal y analizar situaciones donde varios asumen parte de una misma responsabilidad.
¿Por qué evitar roles duplicados?
Evitar roles duplicados permite ahorrar tiempo y recursos, reducir tensiones internas y mejorar la comunicación dentro del equipo. Cuando hay claridad, cada quien sabe qué se espera y evita competir o repetir esfuerzos con colegas.
¿Cuáles son los riesgos de roles ocultos?
Los riesgos incluyen confusión sobre responsabilidades, conflictos por límites difusos, pérdida de motivación cuando el esfuerzo no es visible, agotamiento por sobrecarga y, en casos graves, un ambiente donde la confianza o la transparencia se debilitan.
¿Cómo prevenir roles ocultos en equipos?
Recomendamos revisar y actualizar las funciones periódicamente, mantener una comunicación clara y abierta, y crear espacios para que las personas expresen lo que hacen más allá de su rol oficial. Además, fomentar una cultura en la que preguntar y aclarar tareas se vea como señal de madurez, no de conflicto.
